Duitse klant, meetingDuitsers staan bekend om hun punctualiteit. Dat weet in Nederland iedereen. De Duitse “Pünktlichkeit” wordt in de internationale zakenwereld zeer gewaardeerd. Echter wordt deze eigenschap ook vaak onderschat als het erop aankomt zelf aan de Duitse verwachting te voldoen. Punctualiteit is namelijk niet alleen een persoonlijke deugd. Deze vanzelfsprekendheid voor Duitsers bepaalt tegelijkertijd hun verwachtingen. En deze lat ligt zakelijk gezien op de Duitse markt toch kennelijk iets hoger dan in Nederland. Anders zou de Duitse Pünktlichkeit ook voor de Nederlander de gewoonste zaak van de wereld zijn, toch?

In deze blog geef ik je tips hoe je het beste een zakelijke afspraak met een Duitse zakenpartner kunt plannen, nakomen, wijzigen, opvolgen en waarom. Kennis van Duitse waarden is zeker geen overbodige luxe. Hoe meer kennis je over verwachtingspatronen hebt des te beter verloopt de interculturele communicatie, waardoor de kans op zakelijk succes enorm stijgt.

Je dient met het volgende rekening te houden als je met een Duitse prospect of klant af wilt spreken:

 

1. Afspraak voorstellen en plannen.

In Duitsland worden afspraken voornamelijk tussen 10.00-13.00 uur en 15.00-17.00 uur ingepland.

Reden: Hierdoor heeft men in de aanloop van de ochtend alsmede in de aanloop van de middag tijd om dringende zaken van de dag te behartigen.

Lunchafspraken zijn in Duitsland niet gangbaar; je luncht samen met je collega`s of nuttigt een maaltijd buiten de deur, al dan niet gepaard met een korte wandeling.

Reden: Lunchtijd is in Duitsland zoiets als een korte (werk) time-out en/of socialiseringsuur met collegas. Bovendien wordt vaak warm gegeten, waardoor ½ tot één uur lunchpauze eerder normaal dan uitzonderlijk is.

Vrijdagen zijn een minder goede optie.

Reden: Veel bedrijven sluiten op de vrijdag al tussen 13.00 en 15.00 uur en gaat het antwoordapparaat erop. Het staat de medewerkers vrij hun 40-urige werkweek zo in te delen, dat dit mogelijk is.

Langere vakantieperioden worden in de maanden juli, augustus, december en met Pasen opgenomen.

Reden: Duitser hebben gemiddeld 30 vakantiedagen, Nederlanders gemiddeld 25. Anders dan in Nederland zijn er in Duitsland rond Pasen 2 weken schoolvakantie.

Geef met je formulering / klantbenadering voor het maken van een afspraak antwoorden op de 5 W`s: Wie, Wanneer, Waar, Wat, Waarom.

Reden: Duitsers houden van duidelijkheid. Ook bepaalt de intentie van de afspraak de eventueel benodigde voorbereidingstijd. In het Duitse zakenleven zijn feiten relevant en tijd is geld. Geef de Duitse klant meer voorlooptijd dan je in Nederland gewend bent.

 

2. Afspraak nakomen
De Duitse “Pünktlichkeit” wordt door Duitsers streng beoordeeld en dus ook veroordeeld. 5-10 minuten is in Duitse ogen “te laat zijn”. Een vertraging van 15 minuten zonder melding kan min of meer worden ervaren als onprofessioneel of respectloos. Ondanks dat punctualiteit in Nederland van belang is, wordt hier toch veel soepeler mee omgegaan.

Als je merkt dat je de afspraak niet stipt kunt halen meld dit pro actief en zo vroeg mogelijk.

Reden: Een afspraak betekent in Duitsland dat men hier graag de tijd voor wil nemen en zich ook gaat voorbereiden. Je krijgt exclusieve tijd die men met volle aandacht wil geven. Met je tijdige melding toon je o.a. respect hiervoor.

Zorg voor aanwezigheid minimaal 10 minuten voor de afspraak.

Reden: Hierdoor geef je de interne processen voor de betrokken mensen in het voor jou onbekende bedrijf tijd alsnog voor jou op tijd te zijn (doordenkertje).

Je afspraak nakomen betekent ook te leveren wat je vooraf hebt aangekondigd. Wees dus goed voorbereid, zakelijk en inhoudelijk concreet. Over “Kühe und “Kälber” praat men in de Duitse zakenwereld niet.

Reden: Duitsers waarderen het, vooraf te weten waar de afspraak over zal gaan. Formuleer al bij het maken van de afspraak welk doelstelling dit gesprek zal hebben en houd je hier vervolgens ook aan.

 

3. Afspraak wijzigen

Probeer het wijzigen van tijd of locatie van een zakelijke afspraak te vermijden.

Reden: Je Duitse zakenpartner heeft de afgesproken tijd exclusief voor jou gereserveerd. Hij gaat met afwijkingen van gemaakte afspraken van nature minder flexibel om dan een Nederlander.

Als de afspraak toch gewijzigd of afgelast moet worden, doe dit dan minimaal 24 uren van tevoren.

Reden: Gun de ander tijd om nieuwe plannen te kunnen maken. Bovendien kan het spontane aflassen worden ervaren als “blijkbaar toch niet zo’n belangrijke afspraak” en kun je hierdoor minder in de gunst vallen.

Wees erop voorbereid dat een gegronde reden verwacht kan worden.

Reden: In Duitsland denkt men meer feitengericht, dus een onoverkomelijk obstakel is geen afgang, maar spiegelt eerlijkheid en betrouwbaarheid.

 

4. Afspraak opvolgen

Blijf je betrouwbaarheid benadrukken. Een kort bedankje en samenvatting van het gesprek, de gemaakte afspraken, taakverdeling, overeengekomen deadlines en verantwoordelijkheden laten zien dat je de Duitse zakenpartner en het gesprek serieus neemt.

Reden: Servicegerichtheid en vooral betrouwbaarheid zijn belangrijke Duitse waarden. Betrouwbaarheid wordt o.a. aangetoond door dingen op papier vast te leggen, zelfs als blijkt dat men nu niets voor elkaar kan betekenen.

Ondanks dat de normen en waarden omtrent zakelijke afspraken niet heel erg verschillen is het toch belangrijk zich bewust te zijn van de subtiele fijnheden. Dit geeft je een voorsprong ten opzichte van anderen.

Wij hebben overigens ook een nieuwe bedrijfstraining ontwikkeld. Iets voor uw bedrijf? Lees er dan hier meer over.

Wat zijn dingen die jij in het zakendoen met Duitsers moeilijk vindt of niet goed begrijpt?
Laat het me hieronder in een commentaar weten. Dan zal ik het onderwerp in een van mijn volgende blogs graag uitwerken.  

Subscribe To Our Newsletter

Subscribe To Our Newsletter

Join our mailing list to receive the latest news and updates from our team.

You have Successfully Subscribed!

Share This